1.) A Kalocsai Főszékesegyházi Könyvtár (Bibliotheca Metropolitanae Colocensis; Kathedralbibliothek von Kalocsa, a továbbiakban röviden: Könyvtár) nyilvános könyvtárként működő tudományos intézmény, amely a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye központi könyvtára. Fenntartója a Kalocsa-Kecskeméti Érsekség, melynek jogi képviselője a mindenkori kalocsa-kecskeméti érsek. A Könyvtár közvetlen felügyeletét a fenntartó képviseletében a gyűjtemény-prefektus látja el.
2.) A Főszékesegyházi Könyvtárat Patachich Ádám érsek 1784-ben, az érseki és főkáptalani könyvtárak egyesítésével alapította. Évszázadokon át az Érsekség és a Főszékeskáptalan közösen működtette, s az intézményt általában a káptalan tagjai közül kinevezett könyvtár-prefektus vezette. A 20. század második felében, ill. végén a vonatkozó polgári törvények értelmében az állam által bejegyzett-elismert szakkönyvtárrá, ill. nyilvános könyvtárrá vált, első modern szervezeti és működési szabályzatai 1988-ban és 1999-ben készültek.
3.) A Könyvtár címe: 6300 Kalocsa, Szentháromság tér 1. (az érseki palota épülete) Központi raktárai ugyanebben az épületben találhatók. Az intézmény elérhetőségei:
Postacím: 6301 Kalocsa, Pf. 29.
Telefon/Fax: 78/465-280
E-mail: kalbib@asztrik.hu
4.) A Könyvtár nem önálló jogi személy, az intézményben a munkáltatói jogokat a fenntartó Főegyházmegye jogi képviselője gyakorolja. A vonatkozó (alább felsorolt) polgári jogszabályok értelmében a Könyvtár szakmailag önálló intézmény, melynek jogi besorolása nyilvános könyvtár. A Könyvtárra vonatkozó fontosabb polgári jogszabályok és egyházi megnyilatkozások a következők:
a.) Egyházi Kulturális Javak Pápai Bizottsága körlevele, Prot. N. 179/91/35
b.) 1997. évi CXL törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről
c.) A Kormány 64/1999. (IV. 28.) korm. rendelete a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről
5.) A Könyvtár intézményén belül további szervezeti tagolódásra nincsen szükség. Az intézmény vezetői teendőit a könyvtárvezető látja el, a feladatok megosztásáról a dolgozók munkaszerződései és a munkaköri leírások rendelkeznek.
6.) A Főszékesegyházi Könyvtár szakfelügyeletét megbízott könyvtári szakfelügyelő, valamint az Országos Katolikus Gyűjteményi Központ illetékes megbízottja látja el.
7.) A Könyvtár bevételei és kiadásai az Érseki Hivatal könyvelésében elkülönítve, a „könyvtár” költséghelyen jelennek meg, a könyvelést az Érsekség Gazdasági Hivatala végzi. Az intézmény éves költségvetését a könyvtárvezető készíti el.
8.) A jóváhagyott költségvetés végrehajtásáért, ill. az elnyert pályázati támogatások felhasználásáért a könyvtárvezető felelős, s ennek megfelelően a Könyvtár költségvetésében szereplő összegek, ill. a pályázati úton elnyert céltámogatások összegének erejéig utalványozási joga van. A intézmény gazdálkodásáról évente részletes beszámoló készül a fenntartó számára.
10.) A könyvtár gyűjtőkörét jellege, alapfeladata és a működési területe (az egyházmegye földrajzi helyzete, és regionális szakirodalmi ellátás, valamint az általános dokumentum-ellátásban való részvétel) határozza meg.
11.) A gyűjtőkör tartalmi szempontjai:
a.) Főgyűjtőkör: teológiai tudományos művek, lelkipásztori irodalom, lelki olvasmányok, katolikus szépirodalom, a muzeális régi könyvállomány feldolgozásához-használatához szükséges munkák, a Főegyházmegye helytörténete és egyháztörténete, a Főegyházmegye püspökeinek, papjainak tudományos és irodalmi tevékenységére vonatkozó dokumentumok.
b.) Mellékgyűjtőkör: világképet alakító és fejlesztő tudományos művek, történelmi-egyháztörténeti munkák, társadalomtudományok
12.) A gyűjtőkör a dokumentumok típusa szerint:
a.) Írásos dokumentumok: könyv, periodikum (hetilap, folyóirat, egyházi testületi kiadványok) évkönyvek (almanach, naptár, iskolai értesítő, sematizmus), kották. A műfaj szempontjából: tudományos szintézisek, összefoglaló munkák, egyházi szépirodalom, zeneművek, monográfiák, tanulmányok, tankönyvek (elsősorban hittankönyvek), segédkönyvek (szótárak, lexikonok) helyismereti művek (területi, személyi, nyomdai stb. szempontok szerint).
b.) Ikonográfiai: térképek, metszetek, fényképek.
13.) A Könyvtár állománya egységes gyűjtemény, mely a következő külön gyűjteményekkel rendelkezik:
a.) Kézirattár
b.) Ősnyomtatványtár
c.) Aprónyomtatványok tára
d.) Folyóirat-periodika gyűjtemény
e.) Metszettár
f.) Térképtár
g.) Fényképtár
h.) Helyismereti gyűjtemény
i.) Kölcsönzési és szabadpolcos állomány
j.) Bélyeggyűjtemény
14.) Az alapító szándéka szerint a Könyvtár hatáskörébe tartozik az elhunyt püspökök, kanonok, valamint a világi papok könyvhagyatékának és kéziratos munkáinak (tudományos, irodalmi művek) minél teljesebb begyűjtése. Állományát vásárlás és ajándékozás útján is gyarapítja. A beérkező kiadványok között található duplumokat, a gyűjtőkörbe nem illő műveket nyilvántartás vezetése mellett értékesíti, vagy más egyházi intézménnyel folytatott kiadványcserében hasznosítja.
15.) A Könyvtár szakmailag a Főegyházmegye területén-szerveinél lévő teljes muzeális, régi könyvállomány gondozásában illetékes. A régi könyvekkel rendelkező plébániák könyvtárainak jegyzékeit gyűjti és őrzi, a veszélyeztetett nagyobb értékű könyveket-könyvtárakat szükség esetén beszállítja és feltárásukról gondoskodik.
16.) Nyilvános könyvtár lévén elvileg a könyvtár használóinak köre nem korlátozott. A történeti állományrész használata azonban a kulturális örökség védelme érdekében – az alábbiakban részletezett esetekben és módon – korlátozott.
17.) A Könyvtár munkanapokon, (H-P) 9-17 óra közötti nyitvatartási időben biztosítja az olvasóteremben az olvasók könyvtári ellátását. Az olvasók a raktártermekbe nem léphetnek be. A könyvtár szolgáltatásai az olvasók regisztrációja, ill. beiratkozása után vehetők igénybe. Az ingyenes szolgáltatások (1997. évi CXL tv. 56. §, 2. bekezdése alapján) a következők:
a.) a könyvtár olvasótermének látogatása
b.) a könyvtár által kijelölt gyűjteményrészek helyben olvasása
c.) állományfeltáró eszközök használata
d.) információ a könyvtár használatáról, szolgáltatásairól
18.) A Könyvtár biztosítja a szaktájékoztatást az egyházmegye története, teológia, vallásos irodalom, művelődéstörténet és vallástörténet területén.
19.) A beiratkozott olvasó ingyenesen kölcsönbe veheti a könyvtárhasználati szabályzatban felsorolt dokumentumokat. A beiratkozáskor a következő személyes adatait kell közölnie és igazolnia: név, anyja neve, születési helye és ideje, lakcíme, személyi igazolványának vagy útlevelének száma. A könyvtárhasználati szabályzat alapján kölcsönözni az 1920 után keletkezett nyomtatott könyvtári dokumentumokból lehet. A kéziratok és folyóiratok, valamint az 1920 előtti dokumentumok kölcsönzési korlátozás alá esnek, kölcsönzésüket a könyvtárvezető engedélyezheti. Az 1850 előtt kiadott művek kölcsönzése esetén a könyvtárvezető a fenntartó képviselőjével is egyeztet, s az ilyen dokumentumok kölcsönzése csak a fenntartó tudtával és jóváhagyásával történhet.
20.) Az olvasó a kölcsönzött dokumentumért teljes anyagi felelősséggel tartozik. A megrongált vagy elveszett dokumentumokat eredetiben vagy másolatban kell megtérítenie. Ha a könyvtár használója a kölcsönzött dokumentumokat a kikölcsönzési határidő után ismételt felszólításig nem adja vissza, akkor őt a könyvtár vezetője a könyvtár használatából kizárhatja.
21.) Védett dokumentum csak a könyvtárvezetői engedéllyel kutatható, melyhez a kutatónak valamely tudományos szerv (egyetem, főiskola, kutatóintézet) képviselőjétől írásos ajánlást szükséges bemutatnia.
22.) Mivel a Könyvtár tagja a könyvtárközi kölcsönzési hálózatnak, ezért az általános könyvtárközi kölcsönzési szabály szerint kölcsönöz könyveket más könyvtáraknak. A védett állományból való könyvtárközi kölcsönzési egyedi elbírálás alá esik, figyelembe véve a dokumentum ritkaságát, értékét és állapotát.
23.) A Könyvtár biztonsági- és kutatási célú másolatokat (fotók, mikrofilmek, fénymásolatok, digitális másolatok) készíttet és készít az őrizetében lévő dokumentumokról, s a másolatokat külön díjszabásban rögzített áron a megrendelők-kutatók rendelkezésére bocsátja. A másolatokat nyilvántartja-rendszerezi, elkészítésükhöz a könyvtári anyagot gondosan előkészíti. A reprodukciós eljárás a dokumentumok fizikai állapotát nem veszélyeztetheti.
24.) A Könyvtár megőrzi és rendben tartja korábbi katalógusait. A meglévő címleírásokat számítógépen is feldolgozza, segítve a feltárt anyagban való tájékozódást. A gyűjtemény egyes részeiről külön elektronikus adatbázist épít: az 1850 előtti dokumentumokról az ún. Antik-adatbázist, 1850 utániakról a Könyv-adatbázist, a Kéziratokról az Ms-adatbázist, periodikákról az ún. Időszaki-adatbázist, térképekről a Térkép-adatbázist. A különgyűjtemények külön katalógussal-nyilvántartással rendelkeznek. A katalógusok használatát a Könyvtár lehetőség szerint minél szélesebb körben, az Internet, ill. honlapok alkalmazásával is biztosítja az olvasók-kutatók számára.
25.) A Könyvtár az őrizetében lévő dokumentumokról leltárkönyvet vezet.
26.) A Könyvtár nyilvántartásokat vezet olvasóiról, a kölcsönzésekről, továbbá állományáról a következő tartalmi-formai szempontok szerint:
a.) könyvekben található értékes bejegyzések
b.) értékes, ill. figyelemre méltó, különleges kötések
c.) ex libris-ek, vízjelek
d.) duplumok
27.) A Könyvtár a gyűjtőkörről szóló (D.) részben szereplő irányelveknek megfelelően folyamatosan biztosítja állományának alakítását, gyarapítását, lebonyolítja a dokumentumok átvételét-beszerzését.
28.) A beérkezett dokumentumok leltározása után következik a könyvtári kezelés-szerelés munkafolyamata, a fentebb említett nyilvántartások vezetésével, ill. frissen tartásával együtt.
29.) A korábban beérkezett, ill. már régebben a Könyvtár állományában lévő dokumentumok címleírása, állományfeltárása is folyamatos.
30.) Az olvasók által igényelt információk, dokumentumok mind teljesebb beszerzése érdekében az intézmény együttműködik más könyvtárakkal, kutatóhelyekkel. Kapcsolatot tart fenn az Országos Katolikus Gyűjteményi Központtal és az Egyházi Könyvtárak Egyesületével. Munkatársai időnként személyes találkozón cserélnek tapasztalatot más egyházi és világi könyvtárak képviselőivel. A szakmai kapcsolatok külföldi intézményekre is kiterjedhetnek, melynek során a Könyvtár a külföldi intézményektől ajándékba kapott kiadványokat állományába veszi, külföldről érkező kérésre másolatban rendelkezésre bocsátja dokumentumait.
31.) Az őrzött dokumentumok oktatási, közművelődési célú felhasználását, a Könyvtár tevékenységének megismertetésével, kiadványokkal, előadásokkal, konferencia-részvétellel és egyéb módon (pl. anyagának bemutatásával kiállítások alkalmával) is elősegíti.
32.) A Könyvtár állományának, ill. történetének bemutatására saját kiállításokat is rendez, ill. működtet. Muzeális tereinek, állományának látogatását, kiállításainak megtekintését kijelölt útvonalon, csoportvezetéssel az érdeklődő turisták számára lehetővé teszi. A látogatás külön meghatározott belépődíj ellenében, meghirdetett nyitva tartás alapján történik
33.) A Könyvtár működéséért és gazdálkodásáért felelős személy a könyvtárvezető, aki egyben az intézmény képviselője. A könyvtárvezető kinevezése a fenntartó hatásköre, feladatai a következők:
a.) Irányítja az intézmény szakmai munkáját, elkészíti munkatervét és gondoskodik annak végrehajtásáról.
b.) Biztosítja a Könyvtár költségvetési és egyéb pénzeszközeinek, valamint vagyontárgyainak a hatályos jogszabályokkal összhangban álló, a fenntartó által jóváhagyott költségvetésnek megfelelő, célszerű felhasználását.
c.) Figyelemmel követi a Könyvtár tevékenységével kapcsolatos jogszabályokat és egyházi megnyilatkozásokat, gondoskodik róla, hogy azok tartalmát az érintettek megismerhessék.
d.) Biztosítja az intézmény ügyintézésének rendjét.
e.) Figyelemmel követi a Könyvtár alkalmazottainak szakmai képzettségét, és szükség esetén javaslatot tesz továbbképzésükre vonatkozóan.
f.) Gondoskodik az intézmény szakmai- és tudományos kapcsolatainak ápolásáról.
g.) Évente részletes szakmai és gazdasági beszámolót készít a fenntartó számára, rendszeres kapcsolatot tart az intézmény folyamatos felügyeletét ellátó gyűjtemény-prefektussal.